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1 de febrero de 2015

Qué es y cómo se puede medir la eficiencia directiva

Medir la eficiencia de los directivos se hace cada vez más necesario. Podemos diseñar la eficiencia de una organización como queramos o como creamos más conveniente, pero siempre la condición para hacerla eficiente pasará por la eficiencia directiva como la primera meta que debemos alcanzar, por eso cabe preguntarse, ¿qué es y cómo se puede medir la eficiencia directiva?

No todos los propietarios de empresas tienen establecidos sistemas para medir la eficiencia de los puestos de trabajo, y es menos habitual si cabe medir la eficiencia de los directivos o de los mandos intermedios en la organización, y normalmente cuando se mide, se suele hacer únicamente por los resultados y tiempo trabajado por el directivo.

Con frecuencia los propietarios de las empresas se fijan y se centran casi únicamente en las actividades a realizar, lo que acaba haciendo que los directivos actúen más como burócratas que como directivos eficientes. La mejor manera y más directa de medir la eficiencia directiva la encontramos en el grado en el que un directivo alcanza los resultados exigidos conforme a su puesto de trabajo y recursos disponibles, esto nos obliga a tener clara la definición de los resultados y lo que significan en relación a los recursos con que cuenta la empresa, ya que no siempre van a estar relacionados directamente con la producción.

Hay diversas clases de directivos, por ejemplo los hay que lo que hacen lo hacen bien, pero dejan sin atender una gran cantidad de los asuntos que les corresponderían. También hay directivos para los que el contenido de su bandeja de entrada de tareas es un sinónimo del alcance de su potencial aportación en la empresa y el tiempo lo identifican como el impedimento para aumentar su potencial de trabajo. Algunos otros piensan que su aportación a la empresa consiste en dirigir los asuntos indicando el rumbo ideal por encima de la realidad misma. Puede haber otros incluso que consideren que su puesto de trabajo es como un pivote de unión que conecta otras partes de la empresa, que eso les da una visión más amplia del campo de sus responsabilidades y que sin ellos nada funciona.

A menudo se denomina a la eficacia directiva como “el ratio entre los resultados obtenidos y los recursos comprometidos o utilizados para obtenerlos”. El problema de esta medida es que si coincide que tanto los resultados como los recursos son bajos, la eficiencia media según este criterio podría ser del 100%, de hecho podríamos llegar a tener en la empresa todo un departamento con una eficacia del 100% pero con una eficiencia del 0%.

Es necesario distinguir la eficiencia directiva de otras dos eficiencias muy frecuentes, veamos qué las caracteriza y qué las diferencia: 
  • Eficiencia directiva. Este tipo de eficiencia no es un aspecto de la personalidad, sino que es algo que el directivo genera con su comportamiento adecuado en una determinada situación. En relación a sus directivos el propietario de una empresa tiene que pensar en términos de rendimiento y no de personalidad, no se trata tanto de lo que los directivos hacen sino de lo que logran con los recursos disponibles, eso diferencia la eficacia de la eficiencia.
  • Eficiencia aparente. Este tipo de eficiencia refleja el grado en el que un directivo se muestra eficiente hacia los demás, hace cosas que inducen a pensar que lo es, aunque no tienen porqué estar necesariamente unidas a la eficiencia directiva. Este tipo de directivos suelen ser puntuales por norma; responden con prontitud; toman decisiones rápidamente; son apreciados por los subordinados; son buenos comunicadores; son buenos relaciones públicas; escriben y se expresan con claridad. Es decir, a primera vista parecería que hay un alto nivel de eficiencia directiva, pero recordemos que lo que debemos valorar va más allá de la conducta, debemos valorar si dicha conducta es la apropiada o no para lograr los resultados exigidos para el puesto de trabajo concreto.
  • La eficiencia personal. Este tipo de eficiencia está relacionada con el logro de los propios objetivos personales, estos por ejemplo pueden ser mantener el empleo; conseguir una referencia profesional determinada; tener un despacho más grande; controlar un mayor presupuesto; sentirse bien y hacerse valer en los méritos y reconocimientos. Como se ve, todo esto gira en torno a la satisfacción personal en lugar de girar en torno a la cobertura de las necesidades de los mercados, de los clientes, del nivel competitivo de la empresa y de las necesidades de la organización.

A todos nos gusta hacer las cosas en nuestra manera y nos agrada parecer eficientes, el problema surge cuando cualquiera de estas eficiencias es confundida con la eficiencia directiva, sustituyendo a esta última. Los directivos eficaces suelen caracterizarse por hacer adecuadamente las cosas más que por hacer las cosas adecuadas, por resolver los problemas más que por generar acciones alternativas, por cuidar los recursos de la empresa más que por la utilización permanente de recursos y por eliminar tareas innecesarias e improductivas más que por obtener resultados a cualquier coste.

La eficiencia directiva se genera en función de la aplicación del estilo más adecuado a la situación que debe afrontar la empresa en un periodo o plan determinado.

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